Teamassistenz (m/w/d) Sekretariat Standort Köln

Für unser Team am Standort Köln mit ca. 80 Mitarbeitern suchen wir zur Verstärkung unseres Sekretariates ab sofort eine Teamassistenz für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.

Mit über 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus mehr als 30 Nationen und von vier Standorten aus arbeiten wir an anspruchsvollen Projekten mit den Schwerpunkten Bildung, Gesundheit und Forschung, Kultur und Verwaltung für überwiegend öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber.

Ihre Aufgaben:

Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter
Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter
Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
Betreuung der Konferenzräume
Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen
Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften
Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern
Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards
Interesse an einer Weiterbildung zum/zur Sicherheitsbeauftragten

Sie bringen:

eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im genannten Tätigkeitsprofil
gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamorientierung
Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
freundliches und verbindliches Auftreten
selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung mit.

Wir bieten:

eine Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
abwechslungsreiche Aufgaben im wachsenden Architekturbüro
sichere Vergütung und voll finanziertes Jobticket
Arbeitsplatz in einem attraktiven Büro in zentraler Lage mit guter Anbindung zum Hauptbahnhof
geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche, auch Teilzeit möglich
regelmäßige Teamevents

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe zur Gehaltsvorstellung und einem möglichen Einstiegsdatum (max. 5 MB) als E-Mail.

Kontakt
David Koenigsfeld und Markus Kill
heinlewischer
Stolkgasse 25
50667 Köln
Telefon: +49 221 91659-0
bewerbung-koeln@heinlewischer.de
www.heinlewischer.de